El informe "Coste teórico / Coste real" compara lo que deberías haber gastado en materia prima con lo que realmente has gastado, y te dice en euros y en porcentaje sobre ventas por dónde se te está escapando el margen. Es la herramienta para responder a la pregunta "vendo bien, pero ¿por qué no me cuadra el beneficio?".
Lo encontrarás en "Informes" › "Almacén" › "Coste teórico / Coste real". A diferencia de otros informes, aquí el periodo no se elige por fechas sueltas: se elige entre dos inventarios, el inicial y el final. Ese es justamente el truco del informe, y por eso necesita que hagas recuentos.
Qué significa cada cifra
"Coste teórico": lo que las recetas dicen que se debería haber consumido. Cada vez que el TPV registra una venta, Yurest mira el escandallo de ese plato y descuenta del almacén los ingredientes que lleva, valorados al precio al que tienes comprado cada producto. La suma de todos esos consumos es el coste teórico.
"Coste real": lo que de verdad ha salido del almacén. Se obtiene sumando al coste teórico la diferencia que aparece al hacer el inventario, es decir, lo que falta (o sobra) en las estanterías respecto a lo que las recetas decían que debía quedar.
"Coste descuadre": la diferencia entre los dos anteriores. Es el dinero que se ha consumido sin estar justificado por ninguna venta: raciones más generosas de lo que marca la ficha, roturas, mermas no apuntadas, errores al recibir mercancía, autoconsumo o robo.
"Coste mermas": solo lo que se ha registrado expresamente como merma en el módulo de almacén durante ese periodo. Va aparte para que puedas ver qué parte del descuadre sí está documentada.
"Ventas netas": el total facturado en el TPV en ese mismo periodo, sin IVA. Es la base sobre la que se calculan todos los porcentajes del informe.
"% Coste sobre ventas": cada tarjeta muestra debajo qué porcentaje representa sobre las ventas netas. Ese porcentaje es el número que de verdad se compara mes a mes: si tu coste teórico es del 28 % y el real del 33 %, tienes 5 puntos de margen perdidos por el camino.
Cómo sacar el informe
Dirígete a "Informes" › "Almacén" › "Coste teórico / Coste real".
Elige el "Establecimiento". Este informe se consulta local a local, no admite la opción "Todos".
Si quieres analizar solo una zona (cocina, barra, bodega...), selecciona una o varias "Ubicación". Si lo dejas vacío, entran todas.
Selecciona el "Inventario inicial" y el "Inventario final". Los desplegables muestran las fechas en las que ese local tiene recuentos hechos: el periodo analizado es el que va de uno a otro.
Si quieres, acota por "Familia Master" o por familia de compras para mirar solo un grupo de productos (por ejemplo, solo carnes o solo bebidas).
Con "Tipo de descuadre" eliges qué productos aparecen en la tabla: "Negativo" (falta género, es la opción por defecto y la más útil), "Positivo" (sobra género) o "Todos".
Cómo leer la tabla de productos
Debajo de las tarjetas tienes el detalle producto a producto, con su "Coste teórico", su "Coste descuadre", la "Cantidad descuadre" en unidades y su "Coste real".
Ordena por "Coste descuadre" de mayor a menor: los primeros productos de la lista son los que se están comiendo el margen. Normalmente casi todo el descuadre está en cinco o seis referencias.
La columna "Cantidad descuadre" te dice si el problema es de volumen (faltan muchos kilos) o de precio (faltan pocos kilos, pero de un producto caro).
Si pulsas sobre la tarjeta de "Coste teórico" se abre el desglose de los productos que lo componen, para revisar de dónde sale el consumo calculado.
Qué necesitas para que los números sean fiables
Dos inventarios cerrados. Sin un recuento al principio y otro al final del periodo no hay coste real: el informe solo puede calcularlo contra lo que se ha contado físicamente.
Los escandallos al día. El coste teórico se calcula con las fichas de receta: si un plato no tiene escandallo, o tiene cantidades desactualizadas, ese consumo no se descuenta bien y el descuadre saldrá inflado sin que haya ningún problema real en el local.
Las ventas del TPV integradas. Si un día no han entrado los tickets, ese día no genera consumo teórico y el informe lo interpretará como descuadre.
Los precios de compra actualizados. El consumo se valora al precio al que tienes comprado cada producto, así que los albaranes deben estar registrados.
Antes de dar por buena una desviación grande, comprueba estos cuatro puntos: la mayoría de descuadres llamativos son un escandallo mal montado o un inventario incompleto, no género que falte.
Detalles a tener en cuenta
El informe forma parte de "Stocks Avanzado". Si no ves la opción en el menú, es que tu plan no lo incluye o tu usuario no tiene el permiso activado.
Las ventas netas se calculan aplicando un IVA del 10 %, el tipo habitual de hostelería. Si tu negocio factura una parte importante al 21 %, los porcentajes de coste sobre ventas te saldrán algo más bajos de lo real; las cifras en euros no se ven afectadas.
Los productos que se consumen sin venderse directamente (aceite de freidora, servilletas, hielo...) no van asociados al escandallo de ningún plato. Su consumo se incorpora al coste teórico a partir del propio inventario.
Compara siempre periodos entre inventarios completos y de duración parecida. Comparar una semana con un mes no dice nada, y un inventario hecho a medias desplaza el descuadre al periodo siguiente.